Tjekliste
Personale
- Udvælg nogle medarbejdere til at hjælpe med flytningen. Hver person skal have klare specifikke opgaver at fuldføre. Det kunne f.eks. væres ansvaret for en afdeling. Uddeling af de rigtige labels, kasser, pakkepapir osv.
- Kommuniker med HR om firmaets flytteplaner og beslut jer for, hvordan flytningen skal videreformidles til medarbejderne.
- Læg en tidsplan for hvornår en given medarbejder giver info til leverandører, kunder og andre samarbejdspartnere.
Organisering af gamle lokaler
- Lav en komplet inventarliste over ting som skal med og ting som skal smides ud. Sælg unødvendige møbler og køb nye møbler efter behov.
- Lav en pakkeplan for at sikre, at alle genstande bliver pakket.
- Organiser erhvervelse af kasser samt anden emballage til indpakning.
- Sørg for at alle flyttekasse er tydeligt mærket. Sæt labels i enderne af kassen.
Organisering af nye lokaler
- Gør dig klar til dit nye erhvervslejemål ved at oprette en grundplan.
- Lav en detaljeret plan hvor alt inventar skal stå, alt fra planter til kopimaskine.
- Sørg for, at alt personale har nem adgang til udstyr de bruger ofte, samt at de kan komme ud ved en nødsituation (ved flytterod)
Teknologi
- Lav en liste over IT-udstyr som en del af ovennævnte inventarliste.
- Vurder hvordan den nuværende opsætning af IT vil fungere i de nye lokaler. Bestille flytning af IT-udstyr særskilt (lastbil med særlig luftaffjedring)
- Evaluer telefonsystemet for at afgøre, om det vil fungere i de nye lokaler.
- Overfør eksisterende telefonnumre eller bestil nye numre + datatjeneste, hvis det er nødvendigt.
- Etabler sikkerhedssystemer og medarbejderadgangsniveauer for ny placering.
- Planlæg IT-personale til at hjælpe under afbrydelse og genopkobling af servere.
Offentlig myndighed
- CVR – Virk.dk
- El, gas, olie, vand og varme
- Coda + Danmarks Radio (+ evt. antenneforening)
Adresseopdatering
- Website og enhver anden online tilstedeværelse.
- Læg evt. billeder ud på de sociale medier og fortæl om flytningen.
- Visitkort
- Kunder og leverandører
- Brevpapir
- Konvolutter
- Stempler
- E-mail signatur
- Skiltning på gl. adresse (henvisning til ny adresse)
- Brochure
Skiltning
- Biler
- Facade
- Tøj
- Skiltning af adgangsveje inde og ude til flyttefolk, håndværkere og personale
Samarbejdspartnere
- Informere samarbejdspartnere, som f.eks. revisorer, advokater, bank, forsikringsselskab
- Teleselskab, udlejningsselskab og vicevært
- Vagt- og alarmselskab
- Aviser, blade og tidsskrifter
- Benzinkort, kontokort og medlemskort
- Medarbejdere i andre landsdele (specielt hvis der er flere domiciler)
- Naboer i forhold til støj og flyttebiler
Kort sagt, læg en strategi over jeres erhvervsflytning der beskriver tidslinjen og hvilke parter der er involveret, og husk at det er afgørende holde sig til planen så godt man kan. Vil du vide mere om, hvordan vi kan hjælpe jer med jeres næste flytning?
Kontakt vores flyttekonsulent på telefon 71 99 98 87 for en uforpligtende snak om jeres flytteopgave.
I er også mere end velkommen til at skrive en mail på kontakt@normflyt.dk eller benytte jer af vores kontaktformular her på siden.
