Sådan flyttes reception og kundemodtagelse

Receptionen er ofte det første sted, kunder, gæster, leverandører og samarbejdspartnere møder virksomheden. Derfor er flytning af reception ikke bare et spørgsmål om at transportere en skranke, nogle stole og en computer fra én adresse til en anden.

Receptionen er en del af virksomhedens daglige drift. Hvis den ikke fungerer på den nye adresse fra starten, kan det skabe forvirring for både medarbejdere og besøgende. Derfor bør reception og kundemodtagelse behandles som en prioriteret del af en erhvervsflytning.

Med den rigtige rækkefølge kan den eksisterende reception holdes i drift så længe som muligt, mens den nye kundemodtagelse gøres klar til at tage over.

Receptionen er en kritisk funktion under flytningen

I mange virksomheder er receptionen langt mere end et møbel ved indgangen. Her håndteres blandt andet besøgende, telefoner, adgangskort, leverancer, post og praktiske spørgsmål fra medarbejdere.

Det betyder, at en reception sjældent bør pakkes ned på samme tidspunkt som resten af kontoret.

En god hovedregel er:

• Hold den gamle reception operationel så længe som muligt.
• Forbered den nye reception på forhånd.
• Flyt de kritiske dele så sent som muligt.
• Etabler kundemodtagelsen tidligt på den nye adresse.

På den måde reduceres perioden, hvor virksomheden står uden en fungerende fysisk modtagelse.

Lav en særskilt plan for receptionen

Ved en større flytning af kontor bør receptionen have sin egen del af flytteplanen.

Start med at registrere, hvad der rent faktisk hører til området. Det kan eksempelvis være:

• receptionsskranke og specialinventar
• computere og skærme
• telefoner og headsets
• printere og labelprintere
• adgangskort og nøglesystemer
• besøgssystemer og tablets
• skilte og informationsmateriale
• stole, borde og loungemøbler
• opbevaringsmøbler
• post og mindre kontorartikler

Når området registreres særskilt, bliver det lettere at bestemme, hvad der kan flyttes tidligt, og hvad der skal blive på den gamle adresse indtil kort før lukning.

Hvad kan flyttes først?

Ikke alt i receptionen behøver blive stående til sidste øjeblik.

Dekorationer, overskydende stole, brochurer, arkivmateriale, ekstra opbevaring og andet ikke-kritisk inventar kan ofte flyttes på forhånd.

Det giver færre ting at håndtere, når selve skiftet mellem den gamle og den nye reception skal gennemføres.

De funktioner, som receptionisten eller kundemodtagelsen bruger helt frem til lukketid, bør derimod typisk blive tilbage længst muligt.

IT og telefoni skal koordineres

En moderne reception er ofte afhængig af flere tekniske systemer. Computer, internet, telefoni, printer, adgangskontrol og eventuelle digitale besøgssystemer skal fungere, når receptionen åbner på den nye adresse.

Derfor bør virksomhedens IT-ansvarlige eller eksterne IT-leverandør inddrages inden flyttedagen.

Det bør blandt andet være afklaret:

• om netværket er aktivt på den nye adresse
• hvor arbejdsstationen skal placeres
• om telefonien er flyttet eller viderestillet
• om printer og øvrigt udstyr er installeret
• om adgangssystemet fungerer
• om medarbejdernes adgangskort er aktiveret

Selve transporten kan være gennemført perfekt, men hvis receptionisten møder ind uden internet, telefon eller adgangssystem, er kundemodtagelsen stadig ikke operationel.

Mål receptionsskranken inden flyttedagen

Receptionsskranker er ofte blandt de største møbler i et indgangsområde. Nogle er modulopbyggede og kan skilles ad, mens andre er specialfremstillede.

Inden flytningen bør man derfor undersøge:

• skrankens mål og vægt
• om den kan demonteres
• om der er integreret elektronik
• om døre og elevatorer er store nok
• om adgangsvejen på begge adresser er tilstrækkelig
• hvordan skranken skal placeres på den nye adresse

Det er især vigtigt ved specialbyggede receptioner, hvor demontering og genmontering kan kræve mere planlægning end almindelige kontormøbler.

Mærk inventaret efter funktion og placering

Tydelig mærkning gør etableringen på den nye adresse betydeligt lettere.

I stedet for kun at skrive “reception” på alle kasser kan inventaret opdeles yderligere, eksempelvis:

• Reception – IT
• Reception – åbnes først
• Reception – skrivebord
• Reception – skabe
• Reception – informationsmateriale
• Reception – loungeområde

De kasser og effekter, der skal bruges først, kan markeres særskilt. Flytteholdet kan dermed placere dem, så de er umiddelbart tilgængelige ved ankomsten.

Planlæg den nye kundemodtagelse inden inventaret ankommer

En plantegning eller simpel placeringsplan kan spare meget tid på flyttedagen.

Beslut på forhånd, hvor receptionsskranken, stole, borde, skabe og øvrigt inventar skal stå. Flytteholdet kan derefter placere tingene direkte på deres tiltænkte plads.

Det reducerer intern flytning bagefter og gør det muligt at få receptionen i drift hurtigere.

Husk skiltning og besøgsflow

En ny reception hjælper ikke meget, hvis gæsterne ikke kan finde den.

Inden virksomheden åbner på den nye adresse, bør der derfor være taget stilling til både udvendig og indvendig skiltning.

Overvej blandt andet:

• skiltning ved bygningens indgang
• etage- og retningsskilte
• virksomhedsnavn ved receptionen
• vejvisning fra parkeringsområde
• information om adgang for leverandører
• eventuel midlertidig skiltning de første dage

I større ejendomme med flere virksomheder kan tydelig vejvisning være særlig vigtig.

Flyt receptionen sent – og etabler den tidligt

Rækkefølgen er en af de vigtigste faktorer, når en kundemodtagelse skal flyttes med mindst mulig påvirkning af driften.

Det kan være en fordel at lade receptionen fungere på den gamle adresse, mens andre dele af virksomheden allerede bliver flyttet.

Når tiden kommer til selve receptionen, pakkes og transporteres de sidste kritiske elementer samlet. På den nye adresse prioriteres de tilsvarende højt ved aflæsningen.

Det princip hænger tæt sammen med virksomhedens øvrige arbejde med at reducere nedetid under flytningen.

Jo bedre rækkefølgen er planlagt, desto mindre tid behøver receptionen reelt at være ude af funktion.

Overvej flytning uden for normal åbningstid

For virksomheder med mange daglige besøgende kan det være relevant at gennemføre den kritiske del af receptionsflytningen efter lukketid eller på et tidspunkt, hvor kundetrafikken er lav.

Virksomheden kan eksempelvis holde den eksisterende reception åben gennem arbejdsdagen, hvorefter det sidste udstyr flyttes og etableres på den nye adresse.

Målet er, at medarbejderen i receptionen kan møde ind og fortsætte arbejdet med så få praktiske forstyrrelser som muligt.

Lav en funktionskontrol inden åbning

Når receptionen er etableret, bør den ikke betragtes som færdig, før de vigtigste funktioner er testet.

Kontrollér blandt andet:

• internet og computer
• telefon og eventuel omstilling
• printer
• adgangskort
• dørtelefon
• besøgsregistrering
• skiltning og vejvisning
• belysning
• placering af nødvendigt materiale

Det er bedre at opdage en manglende netværksforbindelse eller et adgangskort, der ikke virker, inden den første gæst står i receptionen.

Hvem bør have ansvaret?

Det er en fordel at udpege én person fra virksomheden, som har ansvar for receptionen under flytningen.

Vedkommende kan koordinere mellem receptionens medarbejdere, IT, ejendomsadministration og flytteholdet.

Dermed undgår man, at forskellige personer giver modstridende instruktioner om eksempelvis placering af inventar eller prioritering af udstyr.

Tjekliste til flytning af reception

• Registrér alt inventar og teknisk udstyr.
• Beslut hvad der kan flyttes på forhånd.
• Hold kritisk udstyr tilbage til sidst.
• Mål receptionsskranke, døre og elevatorer.
• Koordinér IT, telefoni og adgangssystemer.
• Lav en placeringsplan for den nye reception.
• Mærk kritiske kasser tydeligt.
• Planlæg skiltning og gæsternes adgangsvej.
• Prioritér receptionen ved aflæsning og etablering.
• Test alle funktioner inden åbning.

Professionel flytning af reception og kundemodtagelse

En vellykket flytning af reception handler først og fremmest om planlægning og rækkefølge. Det fysiske inventar skal selvfølgelig transporteres sikkert, men virksomhedens evne til at modtage kunder, gæster og leverandører skal samtidig beskyttes.

Hos Norm Flytning hjælper vi virksomheder med planlægning og gennemførelse af erhvervs- og kontorflytninger på Sjælland og i København. Vi kan koordinere flytningen, så reception, arbejdspladser, møbler og øvrigt inventar håndteres i en rækkefølge, der passer til virksomhedens drift.

Skal jeres virksomhed flytte reception, kontor eller hele arbejdspladsen, kan I kontakte Norm Flytning på 71 99 98 87 og få en gennemgang af opgaven.

Ofte stillede spørgsmål om flytning af reception

Hvornår bør receptionen flyttes?

Receptionen bør som udgangspunkt holdes operationel så længe som muligt på den gamle adresse. Kritisk udstyr kan derfor flyttes sent i processen og prioriteres ved etableringen på den nye adresse.

Kan en receptionsskranke flyttes?

Ja, i mange tilfælde. Det afhænger blandt andet af skrankens konstruktion, størrelse, vægt og adgangsforholdene. Specialbyggede skranker bør gennemgås inden flyttedagen, så det kan vurderes, om de skal demonteres.

Hvordan reducerer man nedetiden i receptionen?

Forbered den nye placering på forhånd, koordinér IT og telefoni, mærk kritisk udstyr tydeligt og planlæg rækkefølgen, så receptionens vigtigste funktioner flyttes samlet og etableres først.

Skal IT-afdelingen involveres i flytningen?

Ja, hvis receptionen anvender computer, netværk, telefoni, adgangskontrol eller digitale besøgssystemer. Flyttefirmaet håndterer den fysiske flytning, mens virksomhedens IT-ansvarlige eller leverandør bør sikre, at de tekniske systemer er klar på den nye adresse.

Kan receptionen flyttes efter normal arbejdstid?

Det kan være en fordel for virksomheder, hvor receptionen skal fungere gennem hele arbejdsdagen. Den konkrete plan afhænger af virksomhedens åbningstider, adgangsforhold og flytningens størrelse.